Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, was mit Ihren Angaben passiert, wenn Sie über unsere Formulare einen Schaden melden oder uns ein Lob, eine Anregung oder eine Beschwerde übermitteln. Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung unserer Webseite.
1. Verantwortlicher
Fairflat GmbH, Stechbahn 8, 47533 Kleve
Geschäftsführer: Florian Giuseppe Belluardo
Telefon: 02821 3981494
E-Mail: info@fairflat-gruppe.com
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Angaben zum Objekt: Stadt, Straße und Hausnummer, Lage im Haus
- Angaben zum Schaden: Art, genaue Beschreibung, Raum, Zeitraum, Antworten auf Rückfragen im Formular
- Fotos, die Sie hochladen
- Bei Lob und Beschwerde: Thema, Ihr Anliegen, Ihre gewünschte Lösung, eine Bezugs-Vorgangsnummer und ob Sie einen Rückruf wünschen
- Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ob Sie Mieter, Eigentümer oder eine sonstige Person sind
- Ihre Angabe, ob Handwerker die Wohnung in Ihrer Abwesenheit betreten dürfen
- Technische Daten: Ihre IP-Adresse wird in verschlüsselter Form (als Prüfsumme) für eine Stunde gespeichert, um massenhaften Missbrauch des Formulars zu verhindern.
Bitte laden Sie nur Fotos vom Schaden hoch und achten Sie darauf, dass darauf möglichst keine Personen oder privaten Unterlagen zu sehen sind.
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Wir nutzen Ihre Angaben, um den gemeldeten Schaden zu prüfen, die Reparatur zu veranlassen und Termine mit Ihnen abzustimmen, bei Beschwerden um Ihr Anliegen zu prüfen, zu beantworten und unsere Leistungen zu verbessern, und jeweils um Ihnen eine Eingangsbestätigung zu senden. Beschwerden werden zudem anonymisiert ausgewertet, um wiederkehrende Probleme zu erkennen (Qualitätsmanagement).
Sind Sie Mieter, erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung des Mietverhältnisses, das wir für den Eigentümer verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sind Sie Eigentümer, erfolgt sie zur Erfüllung unseres Verwaltervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). In allen übrigen Fällen stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse und das des Eigentümers, Schäden am Gebäude schnell zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Schutz vor Missbrauch des Formulars beruht ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Wer Ihre Daten erhält
- die zuständigen Mitarbeiter der Fairflat GmbH, Beschwerden zunächst ausschließlich die Geschäftsführung
- unsere Hausmeister, soweit sie den Schaden prüfen oder beheben
- die von uns beauftragten Handwerksbetriebe, und zwar nur die Angaben, die sie für den Auftrag brauchen (Adresse, Schaden, Fotos, Name, Telefonnummer, Zutrittsregelung)
- der Eigentümer der Wohnung oder die Eigentümergemeinschaft, soweit das für die Beauftragung oder Kostenübernahme nötig ist
- bei Versicherungsschäden die zuständige Gebäudeversicherung
- unser Webhoster checkdomain GmbH, Lübeck (Server in Deutschland), sowie unser E-Mail-Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
Eine Übermittlung zu Werbezwecken oder ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
5. Wie lange wir Ihre Daten speichern
Wir speichern Ihre Meldung, solange der Vorgang bearbeitet wird und Rückfragen oder Gewährleistungsansprüche zu der Reparatur möglich sind. Danach löschen wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (zum Beispiel für Handels- und Geschäftsbriefe nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung, in der Regel sechs bis zehn Jahre). Die Prüfsumme Ihrer IP-Adresse wird nach einer Stunde nicht mehr verwendet und regelmäßig gelöscht.
6. Pflichtangaben
Die Angaben im Formular sind freiwillig. Ohne die Pflichtfelder können wir den Schaden aber nicht bearbeiten. Sie können einen Schaden jederzeit auch telefonisch unter 02821 3981494 melden.
7. Cookies, Schriftarten und Tracking
Die Formulare setzen keine Cookies und verwenden keine Analyse- oder Werbedienste. Die Schriftart wird von unserem eigenen Server geladen, es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Wenden Sie sich dafür einfach an info@fairflat-gruppe.com.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
9. Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt. Jede Meldung wird von einem Menschen bearbeitet.
Stand: September 2026
This notice explains, in accordance with Art. 13 GDPR, what happens to your information when you report damage or send us praise, suggestions or complaints using our forms. Our website's general privacy policy also applies. The German version is legally binding.
1. Controller
Fairflat GmbH, Stechbahn 8, 47533 Kleve, Germany
Managing Director: Florian Giuseppe Belluardo
Phone: +49 2821 3981494
Email: info@fairflat-gruppe.com
2. What data we process
- Property details: city, street and house number, location in the building
- Details of the damage: type, exact description, room, time frame, answers to follow-up questions in the form
- Photos you upload
- For feedback and complaints: topic, your message, the solution you would like, a related reference number and whether you would like a call back
- Contact details: name, phone number, email address, whether you are a tenant, owner or another person
- Whether tradespeople may enter the flat when you are not at home
- Technical data: your IP address is stored in encrypted form (as a checksum) for one hour to prevent mass misuse of the form.
Please only upload photos of the damage and make sure that no people or private documents can be seen on them.
3. Purpose and legal basis
We use your details to assess reported damage, arrange repairs and agree appointments with you; for complaints, to review and answer your concern and improve our services; and in each case to send you a confirmation of receipt. Complaints are also evaluated in anonymised form to identify recurring problems (quality management).
If you are a tenant, processing is necessary to perform the tenancy we manage on behalf of the owner (Art. 6(1)(b) GDPR). If you are an owner, it is necessary to perform our management contract (Art. 6(1)(b) GDPR). In all other cases we rely on our legitimate interest and that of the owner in repairing damage to the building quickly (Art. 6(1)(f) GDPR). Protection against misuse of the form is also based on Art. 6(1)(f) GDPR.
4. Who receives your data
- the responsible staff of Fairflat GmbH; complaints are initially seen only by the management
- our caretakers, where they inspect or repair the damage
- the tradespeople we instruct, only with the information they need for the job (address, damage, photos, name, phone number, access arrangement)
- the owner of the flat or the owners' association, where necessary to commission the work or cover the costs
- in insurance cases, the building insurer
- our web host checkdomain GmbH, Lübeck (servers in Germany), and our email provider as processors under Art. 28 GDPR
Your data will not be passed on for advertising or sold.
5. How long we keep your data
We keep your report while the case is being handled and while questions or warranty claims regarding the repair are possible. After that we delete the data unless statutory retention obligations apply (for example for business correspondence under German commercial and tax law, usually six to ten years). The checksum of your IP address is no longer used after one hour and is deleted regularly.
6. Required information
Providing information in the form is voluntary. Without the required fields, however, we cannot handle the damage. You can always report damage by phone on +49 2821 3981494.
7. Cookies, fonts and tracking
The form does not set cookies and does not use any analytics or advertising services. The font is loaded from our own server, so no data is sent to third parties.
8. Your rights
You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and to object to processing based on our legitimate interest (Art. 21). Simply contact info@fairflat-gruppe.com.
You may also lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The authority responsible for us is the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia, Kavalleriestraße 2 to 4, 40213 Düsseldorf, Germany, www.ldi.nrw.de.
9. Automated decisions
No automated decision-making or profiling takes place. Every report is handled by a person.
Last updated: September 2026