Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, was mit Ihren Angaben passiert, wenn Sie uns über unsere Webseite ein Mietgesuch mit Mieterselbstauskunft und Unterlagen senden und uns gegebenenfalls einen Suchauftrag erteilen. Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung unserer Webseite.
1. Verantwortlicher
Fairflat GmbH, Stechbahn 8, 47533 Kleve
Geschäftsführer: Florian Giuseppe Belluardo
Telefon: 02821 3981494
E-Mail: info@fairflat-gruppe.com
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Suchprofil: Art der gesuchten Unterkunft, Städte und Stadtteile, Preisrahmen, Einzugstermin, Mietdauer, Größe, Ausstattungswünsche und Ihre weiteren Angaben zur Suche
- Bei Mietern der Fairflat GmbH: Ihre jetzige Adresse bei uns, Lage der Wohnung und der Grund für den Wechselwunsch
- Mieterselbstauskunft: Name, Geburtsdatum, Handynummer, E-Mail-Adresse, jetzige Anschrift und Wohnsituation, Name und Kontaktdaten Ihres jetzigen Vermieters mit Wohndauer und Ihrer Angabe, ob wir ihn kontaktieren dürfen, Tätigkeit, Arbeitgeber oder Hochschule, Beschäftigungsbeginn, monatliches Nettoeinkommen, Zahl der einziehenden Erwachsenen und Kinder, Angaben zu einer zweiten erwachsenen Person (Name, Geburtsdatum, Tätigkeit, Einkommen), Haustiere, Wohnberechtigungsschein sowie Ihre Antworten zu Mietrückständen, Räumungsklagen und Insolvenz oder Vermögensauskunft
- Unterlagen, die Sie hochladen: SCHUFA-Bonitätsauskunft, Einkommensnachweise, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, Immatrikulationsbescheinigung, Bürgschaft oder Finanzierungsnachweis und weitere Unterlagen
- Bei einem Suchauftrag: Vertragsdaten, Zeitpunkt des Vertragsschlusses, Ihre Erklärung zum vorzeitigen Beginn und gegebenenfalls Ihr Widerruf
- Technische Daten: Ihre IP-Adresse wird in verschlüsselter Form (als Prüfsumme) für eine Stunde gespeichert, um massenhaften Missbrauch des Formulars zu verhindern.
Bitte laden Sie keine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses hoch. Diesen sehen wir erst bei Abschluss eines Mietvertrags ein. In Unterlagen dürfen Sie Angaben schwärzen, die für die Prüfung nicht nötig sind, zum Beispiel Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder Religionszugehörigkeit auf Gehaltsabrechnungen. Geben Sie Daten einer zweiten Person an, informieren Sie diese bitte über diese Hinweise.
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Wir nutzen Ihre Angaben, um Ihnen passende Wohnungen aus dem von uns verwalteten Bestand anbieten zu können, Ihre Eignung als Mieter für den jeweiligen Eigentümer zu prüfen, mit Ihnen Besichtigungen abzustimmen und den Abschluss eines Mietvertrags vorzubereiten. Das sind Maßnahmen zur Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sind Sie bereits Mieter bei uns, nutzen wir Ihre Angaben außerdem, um einen Wechsel innerhalb unseres Bestands abzustimmen.
Haben Sie uns einen Suchauftrag erteilt, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Erfüllung dieses Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Vertragstext, Rechnungen und Geschäftsbriefe bewahren wir auf, weil uns das Handels- und Steuerrecht dazu verpflichtet (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Den Schutz vor Missbrauch des Formulars stützen wir auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihren jetzigen Vermieter kontaktieren wir nur, wenn Sie das erlaubt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); diese Erlaubnis können Sie jederzeit widerrufen.
4. Wer Ihre Daten erhält
- die zuständigen Mitarbeiter der Fairflat GmbH
- der Eigentümer einer Wohnung, die wir Ihnen konkret anbieten oder für die Sie sich interessieren, soweit er die Angaben für seine Entscheidung über den Mietvertrag braucht; Ihre Unterlagen geben wir nur in diesem Fall weiter
- bei einem Suchauftrag der Vermieter einer Wohnung außerhalb unseres Bestands, die wir für Sie gefunden haben, und nur nach Absprache mit Ihnen
- Ihr jetziger Vermieter, nur wenn Sie der Kontaktaufnahme zugestimmt haben
- unser Webhoster checkdomain GmbH, Lübeck (Server in Deutschland), sowie unser E-Mail-Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
Eine Übermittlung zu Werbezwecken oder ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
5. Wie lange wir Ihre Daten speichern
Ihr Mietgesuch mit Selbstauskunft und Unterlagen speichern wir sechs Monate ab Eingang. Danach oder früher auf Ihren Wunsch löschen wir es, sofern Sie Ihr Suchprofil nicht erneuern. Kommt ein Mietvertrag über eine von uns verwaltete Wohnung zustande, übernehmen wir die nötigen Angaben in Ihre Mieterakte; dann gelten die Fristen des Mietverhältnisses. Bei einem Suchauftrag bewahren wir Vertragstext, Rechnung und Geschäftskorrespondenz für die gesetzlichen Fristen auf (bis zu zehn Jahre nach Handels- und Steuerrecht); Ihre hochgeladenen Unterlagen gehören nicht dazu und werden wie oben gelöscht.
6. Pflichtangaben
Die Angaben im Formular sind freiwillig. Ohne die Pflichtangaben und Pflichtunterlagen können wir Ihnen aber keine Wohnung anbieten und den Eigentümern keine Entscheidungsgrundlage geben.
7. Cookies, Schriftarten und Tracking
Das Formular setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbedienste. Die Schriftart wird von unserem eigenen Server geladen, es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21), und auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dafür einfach an info@fairflat-gruppe.com und nennen Sie möglichst Ihre Vorgangsnummer.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
9. Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt. Jedes Mietgesuch wird von einem Menschen geprüft.
Stand: November 2026
This notice explains, in accordance with Art. 13 GDPR, what happens to your information when you send us a flat search request with tenant self-disclosure and documents via our website and, where applicable, give us a search mandate. Our website's general privacy policy also applies. The German version is legally binding.
1. Controller
Fairflat GmbH, Stechbahn 8, 47533 Kleve, Germany
Managing director: Florian Giuseppe Belluardo
Phone: +49 2821 3981494
Email: info@fairflat-gruppe.com
2. What data we process
- Search profile: type of accommodation, cities and districts, price range, move-in date, rental period, size, features and any other details about your search
- For tenants of Fairflat GmbH: your current address with us, location of the flat and the reason you would like to move
- Tenant self-disclosure: name, date of birth, mobile number, email address, current address and living situation, name and contact details of your current landlord with length of tenancy and whether we may contact them, occupation, employer or university, start date, monthly net income, number of adults and children moving in, details of a second adult (name, date of birth, occupation, income), pets, housing entitlement certificate, and your answers about rent arrears, eviction actions and insolvency or statement of assets
- Documents you upload: SCHUFA credit report, proof of income, certificate of no rent arrears, certificate of enrolment, guarantee or proof of funding and other documents
- For a search mandate: contract data, time the contract was concluded, your request for an early start and, where applicable, your withdrawal
- Technical data: your IP address is stored in encrypted form (as a checksum) for one hour to prevent mass misuse of the form.
Please do not upload a copy of your ID card or passport. We will only look at it when a tenancy agreement is signed. You may black out information in documents that is not needed, for example tax ID, social security number or religious affiliation on payslips. If you provide details of a second person, please give them this notice.
3. Purpose and legal basis
We use your details to offer you suitable flats from the portfolio we manage, to assess your suitability as a tenant for the respective owner, to arrange viewings with you and to prepare a tenancy agreement. These are steps taken at your request prior to entering into a contract (Art. 6 (1) (b) GDPR). If you are already our tenant, we also use your details to arrange a move within our portfolio.
If you have given us a search mandate, we process your details to perform this contract (Art. 6 (1) (b) GDPR). We keep the contract text, invoices and business letters because commercial and tax law requires us to (Art. 6 (1) (c) GDPR). Protection against misuse of the form is based on our legitimate interest (Art. 6 (1) (f) GDPR). We only contact your current landlord if you have allowed us to (Art. 6 (1) (a) GDPR); you can withdraw this permission at any time.
4. Who receives your data
- the responsible staff of Fairflat GmbH
- the owner of a flat that we specifically offer you or that you are interested in, as far as they need the information to decide on the tenancy; we only pass on your documents in this case
- for a search mandate, the landlord of a flat outside our portfolio that we have found for you, and only after agreeing this with you
- your current landlord, only if you have agreed to us contacting them
- our web host checkdomain GmbH, Lübeck (servers in Germany), and our email provider as processors under Art. 28 GDPR
Your data will not be passed on for advertising purposes or sold.
5. How long we keep your data
We keep your request with self-disclosure and documents for six months from receipt. After that, or earlier at your request, we delete it unless you renew your search profile. If a tenancy agreement for a flat we manage is concluded, we transfer the necessary information to your tenant file; the retention periods of the tenancy then apply. For a search mandate, we keep the contract text, invoice and business correspondence for the statutory periods (up to ten years under commercial and tax law); your uploaded documents are not part of this and are deleted as described above.
6. Required information
Providing information in the form is voluntary. Without the required information and documents, however, we cannot offer you a flat or give owners a basis for their decision.
7. Cookies, fonts and tracking
The form does not set cookies and does not use any analytics or advertising services. The font is loaded from our own server, so no data is sent to third parties.
8. Your rights
You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20), to object to processing based on our legitimate interest (Art. 21) and to withdraw consent with effect for the future (Art. 7 (3)). Simply contact info@fairflat-gruppe.com and quote your reference number if possible.
You may also lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The authority responsible for us is the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia, Kavalleriestraße 2 to 4, 40213 Düsseldorf, Germany, www.ldi.nrw.de.
9. Automated decisions
No automated decision-making or profiling takes place. Every request is reviewed by a person.
Last updated: November 2026